Une université d’excellence
Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l’éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d’innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l’Université de Montpellier s’articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s’appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d’Innovation (PUI).
Une université engagée
En lutte contre toutes les formes de discrimination, l’Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l’égalité entre femmes et hommes et pour l’inclusion des personnes en situation de handicap. L’UM place aussi le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.
Structure de rattachement : UFR des Sciences Pharmaceutiques et Biologiques
Mission principale :
-Assurer l’accueil physique et téléphonique de tous les usagers
-Prendre les rendez-vous pour le Directeur Administratif et le Doyen
-Tenir à jour le planning du Directeur Administratif
-Enregistrer le courrier interne et externe reçu et le ventiler dans les différents services
-Assurer l’enregistrement et la diffusion des différents courriers
-Préparer les différents déplacements du Directeur Administratif et du Doyen
-Préparer, diffuser les convocations et documents relatifs au Conseil d’UFR
-Saisir les habilitations pour les accès au campus
-Classer et archiver les documents
-Assurer la transmission et la réception des documents dans le cadre de la campagne des primes et indemnités annuelles
Activités :
-Relations avec les entreprises et organismes extérieurs
-Savoir palier à l’absence des personnels dans d’autres services
-Faire des mailings à partir des listes établies et mises à jour
-Tenir à jour le listing des pharmaciens de la région Occitanie, afin de les contacter pour la collecte de la taxe d’apprentissage
-Collaborer avec le secrétariat du Doyen pour l’organisation des cérémonies officielles
-Vérification et transmission des conventions de stages des collégiens, lycéens … au service de la DFE
*Activités secondaires
-Appui au service de scolarité en périodes d’examens et d’inscriptions
-Appui à la gestionnaire du DEUST pour suivi des inscriptions et lien avec les CFA partenaires
-Assurer l’astreinte liée aux différents examens et concours, faire le lien avec les enseignants
-Coordonner toutes les manifestations au sein de l’UFR
Spécificités / Contraintes du poste : Surcharge de travail pendant les périodes de pointes
Savoir :
Connaitre le fonctionnement de l’Université Montpellier et de l’UFR ( enseignement et recherche )
Savoir-faire :
-Savoir mettre en pratique les techniques de rédaction et de mise en page d’un courrier
-Savoir consulter, modifier, placer un rendez-vous ou une réunion sur l’agenda
-Savoir utiliser l’environnement bureautique (Word et Excel notamment)
-Savoir travailler en collaboration
-Savoir prendre des initiatives
-Savoir classer et archiver
Savoir-être :
-Savoir respecter la confidentialité
-Savoir s’adapter au comportement des usagers
-Savoir être réactif et disponible
-Savoir être polyvalent
-Savoir s’adapter à différentes situations
-Savoir établir un sentiment de confiance
-Savoir être à l’écoute des différents publics
-Savoir être organisé
Pourquoi nous rejoindre?
Rejoindre l’université de Montpellier, c’est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.
> Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes
> Jusqu’à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)
> Temps de travail aménageable
> Jusqu’à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)
> Restauration collective
> Aide et prestations sociales
> Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville
> Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l’université
> Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade
Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d’éligibilité
Informations complémentaires :
Rémunération : 1920€ brut mensuel, dont 100€ d’indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)
Prise de poste : Décembre
Type de contrat : CDD de catégorie C
Durée du contrat : 12 mois
Clôture des candidatures : 21/11/2024