Assistant de projet UM2030-IdéES (F/H)

Intitulé du projet : Université de Montpellier 2030

Acronyme du projet : UM2030-IDéES

Durée globale du projet : Jusqu'au 18/06/2029

Description sommaire du projet  : L’Université de Montpellier compte près de 50 000 étudiants et 4 800 personnels. Avec 17 UFR, Écoles et Instituts, elle couvre plusieurs champs disciplinaires : sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l’éducation, science politique… Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’UM figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle comprend 72 structures de recherche, 16 plateformes technologiques ou centres de services pour la recherche et 9 écoles doctorales.

Elle a obtenu la labellisation définitive I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qu’elle porte et qui associe 15 partenaires. Autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger", le Programme d'Excellence I-SITE (PEI) s’appuie sur tous les domaines scientifiques l'Université et de ses partenaires et prévoit des actions dans tous les champs académiques de l'Université (Formation, Recherche, Innovation, International, Culture scientifique et Vie étudiante).

Le projet UM2030 est lauréat de l’appel à projet IDéES (Intégration et développement des IdEx et ISITE), financé par le Plan d’Investissement d’Avenir 3, dans le cadre de l’action « Grandes Universités de Recherche » réservée aux établissements labellisés IDEX/I-SITE. Il vise à renforcer le rôle central qu'assure l’Université de Montpellier en intégrant les partenaires du consortium I-ISITE dans une démarche partagée en développant des actions d'envergure, répondant aux trois défis majeurs de l’UM « Nourrir-Soigner-Protéger ». Ces actions s'inscrivent dans trois domaines: international, science des données et innovation. Le projet UM2030-IDéES est coordonné par la Direction des Programmes Structurants (DPS).

Au sein de l’université de Montpellier, la DPS a pour mission de contribuer au développement de l’Université dans le cadre d’initiatives transverses conçues dans une dynamique partagée avec ses partenaires nationaux et internationaux, et qui soutiennent ses ambitions en matière de recherche, de formation, d’innovation, de visibilité internationale, de liens science-société et de vie étudiante.

Mission principale : Rattaché.e à la DPS, et placé.e sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du service d'appui à l'international et à l'attractivité des programmes structurants (SAIA), l'assistant de projet UM2030-IDéES travaille en étroite collaboration avec la cheffe de service SAIA, et en lien avec la cheffe de service d'appui aux actions scientifiques (SAAS), la Directrice de la DPS et les porteurs scientifiques des actions mises en œuvre.

Sous la responsabilité de la cheffe de service SAIA, l'assistant de projet UM2030-IDéES assure le suivi consolidé des actions du projet IDéES et des éléments de reporting (scientifique et financier) pour l'ensemble du projet, en lien avec l'équipe de direction de la DPS et les chargés des trois volets du projet : international, data et innovation. Il/elle vient en appui de la chargée du volet international pour la mise en œuvre des actions développées dans ce domaine, en lien avec leurs porteurs scientifiques et les partenaires internationaux. L'assistant de projet UM2030-IDéES assure des fonctions polyvalentes d'appui dans les domaines administratif, logistique, financier et communication, dans un environnement de collaboration internationale contribuant au rayonnement de l'Université de Montpellier et de ses partenaires du P.E.I. Enfin, il/elle participe à l’activité du service et de la direction, notamment lors de l’organisation d’évènements d’envergure internationale.

En tant qu’assistant de projet ayant pour mission le suivi consolidé de l’ensemble du projet UM2030-IDéES sur les plans budgétaire, financier, scientifique et communication, ainsi que l'appui à la mise en œuvre et au suivi des initiatives clés internationales thématiques, notamment « Nutrition-Systèmes alimentaires », l'évènement spécifique sera la justification finale du projet en 2029.

Définition des tâches à accomplir :

1. SUIVI FINANCIER, BUDGÉTAIRE, REPORTING :

Suivi consolidé de l’ensemble du projet UM2030-IDéES

– Suivi consolidé des actions en étroite collaboration avec les porteurs des sous-programmes

– Suivi budgétaire et financier du programme

    • Assurer le suivi administratif, financier et des crédits mis en place

     • Assurer la mise en place et le suivi des transferts de crédits vers les structures de recherche ou de formation impliquées dans la mise en œuvre des actions

     • Participer à l’élaboration des tableaux de bord de suivi financier et budgétaire du projet, et en assurer la mise à jour régulière.

     • Consolider les éléments de justification financière auprès de l’ANR (collecte, consolidation des éléments de reporting)

     • Participer aux activités de reporting régulières vis-à-vis de la direction et des bailleurs de fonds (production de rapports d'activités annuels, organisation de réunions de revue intermédiaires et autres)

– Suivi de Communication du programme

     • Contribuer à la diffusion des actualités du projet, en interne et en externe

     • Procéder à la mise à jour des contenus de la page web institutionnelle du projet pour le volet international, ainsi qu'à la consolidation des informations relatives à l'ensemble du projet, en lien avec la DCOM et les autres porteurs

2) Appui administratif à la mise en œuvre des actions du volet international, en particulier pour l'initiative clé internationale "FOODS"

– Élaborer, préparer et contrôler les actes de gestion et les dossiers administratifs pour le volet international

– Réaliser les commandes et suivre l’exécution des dépenses (devis, bons de commande, service fait).

– Établir des ordres de mission et suivre les différents étapes d’exécution (création mission, pièces justificatives, état liquidatif).

– Communiquer avec les chercheurs, unités de recherche et partenaires internationaux impliqués pour assurer la mise en œuvre des actions.

3) Actions transverses secondaires : Participation à l’activité du service et de la direction, notamment lors de l’organisation d’évènements d’envergure internationale

– Participer à l’organisation de réunions et de manifestations internationales (actions de formations, colloques, workshops, écoles d’été, conférence), en ligne ou en présentiel

– Assurer la gestion logistique d’événements internationaux (réservation de salles, gestion des besoins de traiteur et autres prestations, des missions et de l’hébergement des invités étrangers, assistance pour les éventuelles demandes de visas, accueil de délégations)

 

Description précise de l'évènement ou du résultat objectif déterminant la fin de la relation contractuelle ainsi que les modalités d'évaluation et de contrôle de ce résultat : En tant qu’assistant de projet ayant pour mission le suivi consolidé de l’ensemble du projet UM2030-IDéES sur les plans budgétaire, financier, scientifique et communication, ainsi que l'appui à la mise en œuvre et au suivi des initiatives clés internationales thématiques, notamment « Nutrition-Systèmes alimentaires », l'évènement spécifique sera la justification finale du projet en 2029.

Contraintes du poste : Déplacements à l’étranger sont à prévoir, maitrise de la langue anglaise, pics d'activité possibles.