Chargé de coordination financière et administrative (F/H)

Intitulé du projet : ExposUM

Acronyme du projet : ExposUM

Titre du poste : Chargé de coordination financière et administrative du projet ExcellencES ExposUM

Durée globale du projet : jusqu'au 28/02/2030

Description sommaire du projet : L'Université de Montpellier (UM) et ses partenaires ont mis en place une université de recherche intensive conçue pour répondre à trois défis planétaires majeurs – nourrir, protéger et soigner – au carrefour desquels émerge le concept holistique d'exposome visant à intégrer l’ensemble des expositions biologiques, chimiques, et physiques tout au long de la vie afin de comprendre leur impact sur la santé humaine. Ensemble, ils ont créé l’Institut ExposUM, projet emblématique pour l’Université, son réseau de collaborations internationales et la Région Occitanie, en tant qu’outil visionnaire pour réunir toutes les communautés. Pour cela, l’institut construit un cadre conceptuel commun qui permet l'étude des multiples risques environnementaux et de leurs effets combinés de façon transdisciplinaire. En cohérence avec l'identité du site montpelliérain, cette trajectoire se fera pour et avec le réseau établi de longue date par l'UM et ses partenaires des pays du Sud.

Ce projet bénéficie d’un financement de 46 M€ sur 8 ans, issus de fonds de l’ANR et de la Région Occitanie. Il fait partie des programmes d’investissement d’avenir PIA4 – programme ExcellencES. L'Institut ExposUM a pour objectif de fournir un cadre conceptuel innovant pour étudier les risques environnementaux multiples et leurs effets combinés, en suivant trois axes de travail principaux : – Recherche : accélérer l’acquisition des connaissances de manière interdisciplinaire et coordonnée – Interfaces sciences-société : définir des stratégies globales d’atténuation adaptées aux contextes locaux et encourager l’innovation – Formation : promouvoir l’éducation de la prochaine génération de scientifiques

Mission principale : Placé.e sous la responsabilité hiérarchique de la chargée de projet, le.la chargé.e de coordination financière et administrative travaille en étroite collaboration avec celle-ci ainsi qu’avec les partenaires institutionnels du projet et les directions de l’université.

Le.La chargé.e de coordination financière et administrative du projet ExposUM a pour mission d’accompagner le pilotage administratif et financier du projet, porté par l’Université de Montpellier, dans un environnement multi-tutelles et international.

En collaboration avec les services de l’université et les différentes parties prenantes de l’Institut ExposUM, il.elle établit un budget et en suit l’exécution. Il.Elle coordonne et met en œuvre des actes administratifs et financiers en application des règles et procédures en vigueur. Les missions proposées sont les suivantes :

• Dans un contexte de financements multiples et d’actions ayant chacune leur montage budgétaire et leur durée propre, assurer le suivi global du budget de l’Institut ExposUM en élaborant et en tenant à jour des outils et des process (tableaux budgétaires, GANTT, procédures, etc.)

• En ce qui concerne le financement octroyé par la Région Occitanie : assurer le dialogue avec les interlocuteurs sur les aspects financiers et administratifs, répartir et exécuter le budget dans le respect du contrat attributif ; établir si nécessaire les demandes de financement complémentaires auprès de la Région (montage des demandes de financement de type FEDER notamment).

• Assurer les actes liés au lancement des projets financés par l’Institut ExposUM en lien direct avec les porteurs et leurs gestionnaires administratifs dans les unités de recherche : réception, validation et traitement des budgets des lauréats ; mise en place des crédits, élaboration des conventions de reversement, appui aux unités concernant leurs recrutements éventuels.

• Assurer le suivi administratif et financier des projets financés par l’Institut ExposUM tout au long de leur vie : répondre aux questions et demandes des unités en tant que personne référente de l’Institut sur ces sujets, élaborer des attestations de financement ou autres pièces administratives en fonction des demandes, suivre les éventuelles modifications budgétaire et les recrutements, etc.

• Contribuer à la communication et à la visibilité d’ExposUM avec et auprès de l'ensemble des parties prenantes et des partenaires (nationaux et internationaux).

Définition des tâches à accomplir : Suivi administratif du projet :

• Assurer la coordination administrative et financière des actions et appels à projets avec l’ensemble des parties prenantes, notamment les directions de l’université

• Conseiller la direction du projet et l’équipe en matière administrative et concernant les procédures universitaires

• Assurer le suivi des recrutements d’ingénieurs, de doctorants et de chercheurs au sein des projets financés

• Instruire et suivre des dossiers (demandes de subvention, demandes de recrutement, conventions de reversement/de stage/d’accueil…)

• Participer à la justification financière des projets auprès des bailleurs Région et ANR

• Communiquer régulièrement sur l’état d’avancement et les éventuels points de vigilance identifiés

• Organiser des réunions avec les interlocuteurs pertinents en fonction des besoins (les gestionnaires au sein des unités, les bailleurs, les Directions de l’UM en particulier la DAF et le chargé de gestion financière de la DPS)

• Appuyer la chargée de projet pour favoriser la circulation de l’information entre les différents acteurs impliqués (direction DPS, comité de direction, comité d’orientation stratégique …), les instances de l’Université et les partenaires extérieurs.

Suivi financier :

• Établir et proposer un budget pluriannuel et suivre son exécution

• Établir des tableaux de bord de suivi du projet

• Planifier et superviser les transferts de crédits aux institutions partenaires et suivre l’exécution des dépenses

• Accompagner les équipes de recherche et les services gestionnaires dans l'exécution des financements reçus dans le cadre des projets et suite à des appels à projets

• Assurer le suivi des achats et missions en collaboration avec la gestionnaire administrative qui les exécute

Communication :

• Participer à l’organisation d’évènements/actions de valorisation en fonction des besoins

Description précise de l'évènement ou du résultat objectif déterminant la fin de la relation contractuelle ainsi que les modalités d'évaluation et de contrôle de ce résultat : Le/la chargé-e de coordination financière et administrative du projet ExcellencES ExposUM devra contribuer à la livraison des rapports d'activité finaux aux financeurs (ANR et Région Occitanie) pour l'Institut ExposUM, dans lequel s'inscrit ce recrutement et qui s'achèvera au 28/02/2030